Abrechnung von Auslagen

Haushalt und Gabenkasse

1. Haushalt und Gabenkasse müssen grundsätzlich voneinander getrennt werden. Zum Haushalt gehören: z.B. Teilnehmerbeiträge einer Freizeit, Eintrittsgelder eines Konzerts, Rechnungen. Zur Gabenkasse gehören: z.B. Kollekten, Spenden, Zuwendungen an bedürftige Gemeindeglieder.
2. Für Sach- und Dienstleistungen werden keine Spendenbelege ausgestellt. Grundregel: Der Betrag muß sich wirklich bewegt haben.
3. Für Kollekten werden ebenfalls keine Belege ausgestellt.

Abrechnung

1. Grundregeln: Jede Veranstaltung muß in sich abgeschlossen sein. Einnahmen und Ausgaben müssen getrennt werden.
2. Der finanzielle Rahmen wird vom Kirchenvorstand festgelegt, über die Art der Ausgaben entscheidet der jeweilige Mitarbeiter selbst.
3. Auf Antrag wird vom Pfarramt ein Vorschuß gewährt. Beträge über 250,- € werden grundsätzlich überwiesen. Vorschüsse müssen unmittelbar nach der jeweiligen Veranstaltung abgerechnet werden.
4. Fahrt- und Telefonkosten sowie sonstige Auslagen der Mitarbeiter können erstattet werden. Er wird um Verwendung der entsprechenden Formulare gebeten. Flaschenpfand kann nicht in Rechnung gestellt werden.

Anforderungen an einen Beleg

1. Grundregel: Zu jedem Vorgang gehört ein Beleg.
2. Private und dienstliche Einkäufe müssen getrennt werden.
3. Ein Beleg darf nicht beschriftet werden. Er sollte mit anderen Belegen auf ein weißes, zweifach gelochtes Din-A-4-Blatt geklebt werden. Dieses Blatt darf beschriftet werden.
4. Jeder Beleg muß einen Mehrwertsteuerausweis enthalten. Bei Beträgen bis 100,- € genügt die Prozentangabe, bei Beträgen über 100,- € muß der Mehrwertsteuerbetrag in Euro ausgewiesen sein.
5. Aus jedem Beleg muß hervorgehen, wofür der jeweilige Betrag ausgegeben wurde.
6. Der Beleg darf nicht auf den Namen des jeweiligen Mitarbeiters ausgestellt sein. Bei Beträgen bis 100,- € kann der Empfänger offenbleiben, bei Beträgen über 100,- € muß die Kirchengemeinde bzw. das Pfarramt im Anschriftenfeld erscheinen.

Erstattung von Auslagen

1. Möglichkeit: Weiße Blätter mit Belegen unter Angabe der Bankverbindung zum Pfarramt schicken. Erstattung auf das angegebene Konto.
2. Möglichkeit: Während der Dienstzeiten zum Kirchengemeindeamt bringen. Erstattung in bar. Anschrift: Friedrich-Ebert-Ring 27, 97072 Würzburg, Telefon 0931/79625-40 (Herr Hofmann). Dienstzeiten: Mo-Do, 8.00-12.00/13.30-16.30, Fr 8.00-12.00.